Doi: 10.22187/rfd2021n50a15

Introducción

Existe una clara concepción, en el orden práctico, de la importancia de que los países tengan una legislación que respalde los procedimientos de sus receptivos Archivos en su gestión. En la medida en que estos procederes sean más precisos y encausen los problemas de una forma más real y oportuna, será más dinámico el Sistema de Gestión Documental implementado.

Es indiscutible el papel regulador del Derecho para fomentar una cultura archivística que permita la adecuada gestión, preservación, tratamiento y posterior servicio de la masa documental que se genera en las organizaciones. En su concepto no normativista, este fue definido por el catedrático cubano Julio Fernández Bulté como aquellos principios, leyes, categorías y normas que regulan las relaciones sociales acorde al interés de los grupos de poder político-económicos (Fernández, 2004, 24). Un simple análisis de esta definición y una valoración histórica del fenómeno, permite darse cuenta que no existe relación social que se escape de la protección jurídica suficiente y de su expresión a través de la legislación. Parece reiterativo afirmar entonces, que los Archivos y los documentos son entonces, sujetos del Derecho. Las disímiles relaciones que se establecen sociedad-archivos-documentos-ciudadanos son objeto de una necesaria regulación jurídica.

Con estos antecedentes se pretende valorar algunos aspectos doctrinales sobre la Legislación Archivística, con énfasis en el objeto regulatorio de la misma de manera que sirva como guía a la hora de establecer un sistema jurídico apropiado para los territorios de Latinoamérica. Sin el ánimo de prestablecer recetas, pues se infiere que cada uno de los países se ajusta a su realidad objetiva, sus prioridades en el orden archivístico y las realidades que el orden económico, político, social y cultural que subyacen, se establecen un grupo de prioridades en el ámbito de protección de esta legislación. La forma dependerá siempre del territorio en cuestión sin desaprovechar la experiencia internacional en ese sentido. Se tuvo en cuenta las tendencias legislativas en Latinoamérica y las aproximaciones teóricas de algunos autores.

Los métodos que se emplearon fueron el Método teórico-jurídico que permitió dejar sentado el ámbito conceptual, dentro del cual discurren los documentos y Archivos como instituciones jurídicas, así como asumir consideraciones en relación a la actual configuración jurídica sobre el tema. El método histórico-jurídico facilitó el estudio de la génesis y evolución histórica de la legislación archivística, posibilitó, desde una perspectiva histórica, el análisis de los principales cuerpos normativos desde una visión general y específica del tema y del escaso tratamiento que ofrece la doctrina sobre el asunto, a los efectos de vislumbrar el fundamento de su actual configuración jurídica. El método analítico-jurídico, además, posibilitó analizar, desde una perspectiva histórica, los factores que han conducido al desarrollo de la protección jurídica de los documentos. Además, se aplicó la técnica de Análisis de documentos jurídicos, que posibilitó el análisis de los textos normativos en ámbito de habla hispana de América Latina, con el propósito de sintetizar la configuración jurídica de la protección jurídica de documentos y Archivos.

Desarrollo

1. Aproximaciones a una definición

   
   

   Doctrinalmente se ha llamado Legislación Archivística, a las disposiciones jurídicas que se emiten en un país determinado para regular y establecer los procedimientos generales de la gestión documental y proteger su patrimonio documental.

   
   

   Los investigadores Palacios y Arias definen la legislación archivística como: “… un corpus normativo de máximo nivel y actualizado que regula de modo inte- gral las diversas facetas inherentes al tratamiento de los documentos en todas las fases de su ciclo vital y que estructura la organización y funcionamiento de sus respectivos sistemas nacionales de archivos.” (1997, 5)

   
   

   La publicación Hacia un Diccionario Iberoamericano de Tecnología Archivísti- ca, editada por el Archivo General de la Nación de Colombia ofrece dos conceptos. El primero tomado de España en que se define como: Conjunto de leyes, reglamentos y normas técnicas que regulan la reunión, control, conservación, protección jurídica, y organización de los archivos de un país. (1997, 62). El segundo, responde los criterios aportados por Colombia y la conceptualiza como: … el conjunto de normas que oficializan la conservación, el acceso, la protección, y la organización de los archivos de un país. (1997, 62)

   Del análisis de estos conceptos y la experiencia del autor se concluye que son competencia de Legislación Archivística, dos aspectos fundamentales:

   
   

   1. La protección jurídica integral del documento, en cualquiera de sus soportes, durante todo su ciclo de vida, es decir desde su producción o recepción en una oficina hasta la decisión de su destino final. Ello im- plica, por consecuente, la regulación del tratamiento archivístico, las trasferencias, los procesos de valoración y depuración documental y las normas para la conservación y acceso a la documentación.

      
      

   2. La tutela jurídica de sus Archivos. En los países de mayor desarrollo archivístico esto se traduce en la organización y funcionamiento de los Sistemas Nacionales de Archivo, como mecanismo de integración, que permite la aplicación de métodos comunes y coadyuva el fortalecimien- to del aspecto señalado anteriormente.

      
      

      Se aprecian dos grandes vertientes en el objeto de protección de esta legislación imprescindibles para la gestión de una sociedad moderna: Documentos y Archivos. No obstante, el autor considera que esta definición mantiene un criterio normativista en relación con el tema, pues se limita solo a los preceptos dispositivos y no refiere los principios, leyes y categorías que implican la naciente disciplina de las Ciencias Jurídicas. Teóricamente hay resultados evidentes que llevan considerar el surgimiento de un Derecho Archivístico.

      
      

2. Clasificación de la legislación

   
   

   Este subtema fue abordado por el catedrático Jaén (2001, 1-16) para el área de Latinoamérica y el autor concuerda con los argumentos manejados. La Legislación Archivística se clasifica en tres grandes grupos teniendo en cuenta sus competencias y áreas de contenido. El primer grupo son regulaciones relativas a la protección de los archivos nacionales (Jaén, 2001, 1-3). Estas norman el funcionamiento de estas entidades, establecen sus funciones y establecen sus facultades. Protegen los documentos generados en su país y que son considerados históricos o de conservación permanente, aunque no en pocas oportunidades llegan a todos los generados en la Administración Pública. En algunos casos se refieren a entidades que replican las funciones de los archivos nacionales en las demarcaciones territoriales según las divisiones políticas administrativas de cada país.

   El segundo son las regulativas a su Sistema Nacional de Archivos. (Jaén, 2001, 1- 3). Estas establecen funciones y próceres para todos los Archivos de su país, (históricos, administrativos, centrales, ramales, gestión, etc.). Establece también una protección integral a los registros en todas las fases de la vida del documento. Es considerado, por algunos teóricos, como un eslabón superior en el ámbito de Archivos.

   
   

   El tercero son disposiciones que no tienen como centro o único rol de competencias a los Archivos, pero establecen regulaciones que alcanzan estas organizaciones y sus registros. (Jaén, 2001, 1-3). Algunos países han logrado formulas bastante efectivas desde las leyes para la protección del derecho de acceso a la información, considerándolos el soporte del tracto informativo y considerando su generación por el Estado y el Gobierno.

   
   

   Sería muy subjetivo establecer, desde la doctrina, la supremacía de un grupo sobre otro para determinados países. Ello implica un análisis in sito ajustando las características económicas y políticas de cada uno. No se puede desconocer la producción documental y el nivel de desarrollo alcanzado por cada nación. Lo importante, más allá de ubicar metodológicamente la norma, es que se gestionen adecuadamente sus entidades archivísticas y sus documentos.

   
   

   En Latinoamérica, todos los países, tienen orden jurídico relativo a Archivos y documentos. Estas regulaciones funcionan, más teóricamente que en la práctica, como referente para el funcionamiento y gestión de estos. En la mayoría de los casos se regula, incluso, el actuar de los funcionarios públicos sobre los registros que generan y la obligación de hacer sobre estos.

   
   

3. Necesidad del marco normativo

   
   

   Este es quizás el tema sobre el cual, más se ha aportado en el ámbito teórico. Esgrimir porque hay necesidad de que el Derecho toque esta esfera social ha sido siempre preocupación de los defensores de esta doctrina. Se recuerda que las disposiciones establecen una obligatoriedad en sus normas que sostiene cualquier análisis al respecto.

   
   

   A entender del autor lo más relevante que se aporta desde esta área de actuación, es el efecto de que se regule el actuar de personas jurídicas y naturales ante dos bienes de insoslayable valor social: los documentos y Archivos. En este sentido se ponderan y se ubican en un lugar importante dentro del ámbito administrativo de un país. Otro elemento importante e incomprendido es que la Archivística, dentro de la Administración Pública es, por su propia naturaleza, un servicio público y solo con la existencia de tal legislación, esto se comprende.

   
   

   Aunque se presumen otros elementos, estos se pudieran lograr con otros instrumentos de gestión. En última instancia, el carácter impositivo del Derecho será un catalizador en materia de políticas públicas, de modernización de Archivos y un preservador en lo que al Patrimonio Documental concierne.

   
   

4. Ámbito de competencias

   
   

   El ámbito de competencia depende del sujeto de emisión de la norma dentro de lo nacional. En este sentido disposiciones generales o federales en dependencia con la estructura política social del país que se trate. También se emiten otras de alcance territorial o regional (Jaén, 2001, 3).

   
   

5. Objeto de la regulación legal

   
   

   Como de estableció anteriormente, la protección jurídica de los documentos y Archivos de un país son el objeto fundamental de cualquier disposición que en esta materia se expida. No obstante, hay un grupo de procesos archivísticos conexos que requieren también protección legal en el enfoque de regular íntegra- mente los registros y lograr el resulta- do final: brindar un servicio con ellos.

   

   
   

   
   

   
   
   Figura 1 . Objetos de protección de la Legislación Archivística. Fuente: Elaboración propia.

   La figura 1 muestra los objetos más relevantes a proteger según los criterios del autor. A este elemento conclusivo se arriba luego del estudio doctrinal de la escasa bibliografía existente, del análisis de la legislación vigente en el área latinoamericana(1) y la experiencia acumulada por el autor en varios procesos legislativos.

   La protección jurídica del Documento es el elemento fundamental es esta área del conocimiento sobre la base de que es bien básico para conformar todo el ordenamiento jurídico. Se sustenta en el carácter probatorio y testifical del registro en cualquiera de sus fases del ciclo de vida. Por esta razón se insiste, en este recurso de salvaguarda no debe solo alcanzar los documentos históricos de un Estado, sino a toda la papelería generada. De esta manera, se asegura que cumpla con su ciclo de vida de manera natural y se enfrente a los procesos archivísticos imprescindibles para su gestión. Este tema se enfoca siempre de manera sistémica y holística, tra- tando de salvar la masa documental que se genera.

   
   

   Notase que Pérez alude que se viene considerando al documento como la memoria de la Sociedad que describe, como la retentiva de la vida pública y privada. (Pérez, 1997, 55)

   
   

   Es importante el razonamiento integral que, sobre el tema, hace Palma, pues da una medida del valor social y objetivo de este bien jurídico.

   
   

   … los valores sociales podrán impulsar lo siguiente: potenciar la comprensión del pasado de la humanidad, permitir entender el presente y dilucidar el futuro, construir identidad, proteger raíces culturales, tomar conciencia, ejercer democracia, impulsar el desarrollo, realizar constante ejercicio crítico-creativo, entre otros aspectos. (Palma, 2013, 35-36).

   
   

   Un elemento importante a regular se presenta a la hora de definir documento pues, amén de otros elementos configurativos, se debe asumir una postura amplia y no objetiva en cuanto al soporte en que se puede presentar el registro. El espíritu normativo no debe ir en función de restringir las formas que el soporte puede adoptar, siempre con una perspectiva muy amplia del asunto. Esto se traduce en que se puede presentar en piedra, papiro, metal, papel, digital u otro que el futuro pueda surgir y que no se haya percibido aún. Este análisis es sumamente importante, se reitera, pues todos los demás preceptos que se regulan, relativos al tratamiento, valoración y acceso documental, le serán aplicables al registro público sin importar su formato.

   
   

   Como se aprecia esta reflexión está dada hoy, por la protección de los docu- mentos en digital. Un error en este sentido, dejaría sin protección, en la práctica, a miles de expedientes digitales que devienen en históricos y que quedan a la merced de una depuración sin control por las organizaciones.

   Otro elemento importante a tener en cuenta serían las medidas o sanciones que se adoptarían ante violaciones inherentes al bien jurídico documento. Algunos países han llegado a ubicar estas normas como delitos en sus respectivos códigos penales, otros lo han preceptuado como contravenciones en normativas diferentes y en otros casos se emplea la misma norma como sujeto activo de regulación. Lo trascendental es tener este aspecto bien normado, pues el efecto preventivo de su regulación hace entender que cualquier acto, de acción u omisión, que se realice contra sus registros, será castigado jurídicamente independientemente de que sea punible o no.

   
   

   En la medida que se logre adecuar las normas jurídicas, en contexto, para lograr una protección veraz y oportuna del registro, se podrá enfocar, desde la legislación, un mayor grupo de procesos archivísticos, también objeto de protección y que metodológicamente se analizan en los párrafos que a continuación se exponen.

   
   

   Otro objeto de protección importante es los Archivos como entidades públicas, estas organizaciones se encargan de agrupar, gestionar, conservar y brindar servicios con la papelería generada por lo que es insoslayable regular su ámbito de competencia. La Declaración Universal de los Archivos, adoptada por la 36ª Sesión de la Conferencia General de la UNESCO el 10 de noviembre de 2011, reconoce:

   
   

   … el carácter esencial de los archivos para garantizar una gestión eficaz, res- ponsable y transparente, para proteger los derechos de los ciudadanos, asegu- rar la memoria individual y colectiva y para comprender el pasado, documentar el presente para preparar el futuro; (ICA, 2011, 1)

   
   

   Por su parte Albrecht puntualiza en un acertado planteamiento, desde la teoría objetiva, el valor de los Archivos:

   
   

   Los archivos constituyen la fuente primaria de información histórico-documental de los pueblos. Son, además, instrumentos de trabajo no sólo de servidores públicos que lo consultan a diario sino de historiadores, investigadores y cronistas municipales que abrevan en sus fuentes para difundirlos en obras históricas, geográficas o literarias. (Albrech, 2001, 169).

   
   

   En este sentido, la legislación debe regular qué se entenderá en cada país por estas estructuras y asignar las funciones que se correspondan de acuerdo a la fase de vida en que se localice el depósito.

   Algunos países solo regulan el actuar de la Archivo Nacional o General, como máximo exponente de la labor archivística en un territorio. Esta configuración es adecuada, pero lograr abarcar a todos los Archivos en el ámbito nacional, sin importar el ámbito de gestión, sería más objetivo. Para lo cual, es recomendable observar el estado organizativo ideal de sus entidades, teniendo en cuenta que la organización y real funcionamiento de un Sistema Nacional, es el máximo estan- darte que la archivística moderna infiere. Para lograr esta plataforma ideal es imprescindible una formulación y estructuración legal, como base el nacimiento y gestión del Sistema.

   
   

   Otro elemento importante sería, el ámbito de competencia y la subordinación del Archivo o sistema, para lograr una mayor actuación en la vida social y económica de cada nación.

   
   

   Siguiendo esta línea de análisis se valora como importante establecer reglas del deber hacer en materia de Conservación Documental. Estas reglas son muy diversas y dependen siempre de las características ambientales y etnológicas de cada territorio.

   
   

   Borrejo puntualiza que su valor radica en que: Constituye no solo un legado, sino que también es el sustento de la memoria histórica; por eso su conservación es una actividad de vital importancia para salvaguardar la identidad cultural. (Borrego, 2020, 1)

   
   

   Por su parte Carpallo nos indica que: Uno de los problemas más importantes que tiene nuestro Patrimonio Documental es el de su conservación, tanto desde el punto de vista de su integridad física como de su integridad funcional. (Carpallo, 2001, 1).

   
   

   Es este sentido el ordenamiento jurídico debe establecer, al menos de manera general, las reglas básicas para preservar su documentación. Sobre todo, con un enfoque del deber hacer de las instituciones y funcionarios, con la prohibición de toda actividad que pueda lesionar y deteriorar los documentos.

   
   

   Muy unido a lo anterior están las obligaciones legales al Tratamiento Archivístico, sobre el entendido de la falta de funcionabilidad de los documentos sin tratar. Muy acertada resulta la apreciación de Schellenberg al argumentar que: …el problema básico en el manejo o administración de los documentos o registros es el de arreglarlos en una forma accesible y ordenada. (Schellenberg, 1987, 93)

   Esto justifica, que, aun siendo este asunto técnico, se establezcan reglas desde la legislación, que induzcan a ejecutar el debido procesamiento de la documentación. En este sentido, se deben buscar fórmulas y preestablecer de manera general, los principios archivísticos, las metodologías a emplear, las vías y métodos de manera que se entienda los mecanismos de procesamiento.

   
   

   Aunque en buena lid, la protección legal de la Valoración Documental, se debiera entender como parte del tratamiento documental, por su importancia y repercusión a largo plazo, se entiende como uno de los objetos de protección específicos. Preservar y poner a disposición de los investigadores, estudiantes y población en general los documentos generados por la administración pública de un país y que por sus valores son evidencia de las actuaciones más relevantes del órgano que las generó o de la nación en sentido general, ha devenido en la misión más importante de los Archivos. Sin embargo, una de las tareas más difíciles para lograr este fin, es determinar cuál, de ese gran cúmulo de documentos, cada día mayor y más diverso, va a eliminarse o debe conservarse por considerarse parte del patrimonio documental.

   
   

   Nótese que Albrech invoca que:

   
   

   La dificultad de formular un método “científico” de valoración y que suponga un equilibrio entre la imprescindible reducción del volumen de documentos y la conservación de aquellos que contengan informaciones de valor testifical, jurídico o histórico no es tarea fácil. (Albrech, 2013, 24)

   
   

   Por su parte Del Castillo y Ravelo al explicar los aspectos que desde la Socie- dad interactúan con los procederes de valoración documental, puntualizan que:

   
   

   Aspectos tales como democracia, libre acceso a la información, participación ciudadana, transparencia, responsabilidad administrativa y política, entre otros, se encuentran íntimamente relacionados con ese proceso y tienen como premisa teórica el paradigma poscustodial. (Del Castillo y Ravelo, 2017, 1).

   
   

   Esta fase del tratamiento archivístico se corresponde con la evaluación de los valores reconocidos por la doctrina actual y determinación, a partir de este análisis, de los listados de depuración, conservación y establecimiento de normas de acceso a la documentación. Por la importancia de la misma y su implicación en la decisión de qué conservar, existe un criterio unánime de que esta fase implica una situación más cercana a las ciencias jurídicas que a la archivística, es decir, es un aspecto a tratar en el orden legal. Esta afirmación se fundamenta en la necesidad de establecer, desde la norma de mayor jerarquía en cada terruño, quien la ejecuta, las responsabilidades de sus sujetos y cómo proceder para no incurrir en pérdidas irreparables o en excesos de depósito del acervo documental.

   
   

   A este tema, se debe dedicar el debido reparo y pensamiento. El objeto de valoración, las vías fundamentales, los destinos y hasta las técnicas de depuración, serán objeto de regulaciones. Unas de las variantes más aceptadas en los últimos años, es valorar mediante grupos multidisciplinarios a diferentes niveles. La organización funcional de engranaje, la asignación de competencias, funciones y algunas prioridades de gestión serían entonces, la esencia del asunto.

   
   

   Se considera que la teoría de los valores esgrimida por Theodoro Schellenberg en 1956 con su texto Archivos Modernos. Principios y Técnicas, ha cauterizado de manera voraz la legislación en sus conceptos y procederes efectivos, obviando otras maneras de hacer conceptualizadas en las últimas tendencias de este importante proceder. Se estima que se debe valorar formulas generales, que aún, sin dejar la regulación propicia, estimulen buscar y fomentar la innovación tecnológica y mejorar los procesos continuos a los que es sometido la documentación. Esto es insoslayablemente necesario para el desarrollo de la ciencia archivística.

   
   

   Se infiere que aspectos tales como democracia, libre acceso a la información, participación ciudadana, transparencia, responsabilidad administrativa y política, entre otros, se encuentran íntimamente relacionados con ese proceso de manera subjetiva, por lo que su atención y posterior énfasis, es más que necesario.

   
   

   No menos importante resulta el tema de regular el acceso a los Archivos y documentos. Solo puntualizar que hoy, se encuentra una gran reserva informativa en los Archivos. “Desde los inicios del esclavismo el hombre se preocupó y ocupó por conservar aquellos documentos que generaba la Administración Pública y que daban fe de los actos administrativos y económicos más importantes.” (Delgado, 2018, 12). Por esta razón, para reconstruir el pasado, adquieren una vitalidad importante.

   
   

   Históricamente estas entidades han pasado por disimiles procesos en cada una de las etapas; pero luego de la llamada época pos custodial(2)  los objetivos de los archivos han estado claramente definidos a nivel mundial. Los archivos existen para brindar servicios, independientemente del que hablemos y de los usuarios que este atienda, siempre es esta su meta. Los públicos pueden ser diversos y cerrados. Afortunadamente hoy se maneja un escenario mucho mayor a nivel mundial… (Delgado, 2018, 12)

   
   

   Téngase en cuenta que además que:

   
   

   El Derecho de acceso a los archivos posee importancia trascendental en la so- ciedad moderna. Es considerado como uno de los derechos más importantes previstos en las legislaciones. Implica en sí mismo, el requerimiento, la obtención y la futura utilización de la información para los más diversos fines. Es importante señalar, que en doctrina contemporánea esta es considerada, la regla y no la excepción, dejando la seguridad nacional, los datos personales, la vida privada, la excepcionalidad. A partir de estos preceptos los archivos entraron en una etapa postcustodial que implica un cambio en la misión de estas entidades hacia una vocación más de servicio a los públicos. Es decir, en la actualidad, un archivo existe porque hay una necesidad informativa, implícita o explícita, que implica la conservación de los documentos que este posee.

   A las normas jurídicas, en este caso, les corresponde garantizar el acceso a ar- chivos y a los registros públicos, en cualquiera de sus soportes, durante todo su ciclo de vida, desde su nacimiento o recepción en una oficina hasta su posible depósito en un archivo histórico para ser conservado de forma permanente y garantizar el acceso a las presentes y futuras generaciones. (Delgado, 2018, 11-12)

   
   

   Este particular Alberch lo pondera como el primer desafío de la archivística moderna: Un primer aspecto es la accesibilidad y la trasparencia, elementos centrales de la nueva cultura política del gobierno abierto y de la imperiosa necesidad de rendir cuentas de la acción de gobierno a los ciudadanos. (Alberch, 2013, 103).

   
   

   Por su parte Nahabetián nos conceptualiza que: El acceso a la información debe ser total e irrestricto, sin importar el soporte en que este sustentado: documentos escritos, expedientes, planos, soportes magnéticos entre otros. (Nahabetián, 2010, 149)

   
   

   Es difícil aludir a los preceptos que se deben implementar en este sentido en las legislaciones, solo apuntar que desde el inicio de una norma hasta el final se debe alentar al acceso libre a los Archivos y garantizar así un derecho personalísimo y realmente importante para el ser humano. Además, se deben emplear la asignación de funciones a entidades archivísticas y de atribuciones al personal involucrado en tal sentido.

   Se deben establecer, entonces, las excepciones a la regla de acceso y restringir las personas jurídicas y naturales autorizadas establecer tal limitación, desde la clara concepción de que el documento existe para usarse.

   
   

   Es menester diseñar desde la disposición una tecnología procedimental que garantice de manera supra estructural y funcional el acceso del ciudadano común a los documentos. Esta debe ser, además, liberada de todo entorpecimiento burocrático y facilitar de forma natural el debido acceso. Esto en plena correspondencia con las leyes que propician el acceso a la información y la protección de datos personales en los países. Las regulaciones archivísticas funcionarían, en buena lid, de forma complementarias a estas disposiciones. Se precisa que, si no se permite acceder a los documentos primarios depositados, tratados y al servicio en Archivos, no se puede garantizar el derecho superior de acceder a la información.

   
   

   Por último, se analiza la importancia de regular la profesionalización del archivero, como sujeto natural encargado de gestionar, tratar y dar servicio con la papelería. Evidentemente la función social de este gestor es importante. Para fundamentar este particular, pero imprescindible objeto de protección solo se retoma la Declaración Universal de los Archivos, 2011, que reconoce: el papel de los archiveros, profesionales cualificados, con formación inicial y continuada, sirven a la sociedad garantizando el proceso de producción de los documentos, su selección y su conservación para facilitar su uso. (ICA, 2011, 1)

   
   

   Establecer los requerimientos específicos de los diferentes cargos y sus atribuciones generales estarían entre las prioridades a regular, junto con determinadas especificaciones que permitan al experto sostenerse en el tiempo evacuando cambios políticos y sociales en correspondencia con la lógica de cada uno de los países.

   
   

   Otro aspecto importante es establecer medidas de contención ante posibles enfermedades profesionales por la exposición ante los microorganismos que regularmente habitan en los Archivos. Es lógico pensar, según la realidad de cada sistema y el ordenamiento laboral propio, que precisión jurídica haría falta para que el archivero pueda desempeñar su labor sostenida en el tiempo con una seguridad sostenida.

   
   

   De este análisis se identificaron en relación con el objeto de protección los indicadores que se presentan en el Anexo y que facilitan, con su aplicación, medir la eficacia de cualquier proyecto o instrumento legal que en materia archivística se implemente.

6. Interrelación con otras disposiciones

Los documentos, como bien jurídico, son trasversales a cualquier especialidad. Se producen en toda actividad humana y por tanto están ubicados físicamente, no solo en los Archivos. Esto induce a que debe armonizar el cuerpo normativo espe- cifico con todos los demás, que a ulterior afecten los registros.

Al respecto Albrech alerta:

… un conjunto de leyes de archivos, leyes de protección de datos, leyes de transparencia y libertad de información y leyes de administración electrónica (firma digital, interoperatividad, seguridad), formuladas de manera secuencial y en la mayoría de países sin relación entre ellas. Se trata, pues, de legislaciones frecuentemente desconectadas, con escasas remisiones entre ellas a pesar de que en la mayoría de casos afectan temas plenamente interdependientes. (Albrech, 2013, 24).

Una revisión de los ordenamientos jurídicos y sus influencias permitirán ver los aciertos y desaciertos que han tenido estas normativas. Las regulaciones del código penal, acceso a la información, protección de datos personales, patrimonio cultural, bibliotecas y museos son las cercanas. Otras como las de control interno, de tráfico contractual, de administración pública y de trámites específicos se perciben más leja- nas, pero en el tracto documental se aproximan de manera eminente a la papelería que se genera. Se debe contactar estas regulaciones y evitar intersecciones o alteraciones de manera que fluya de manera natural la gestión documental en el territorio.

No se trata de una receta, pero cuando se supera el proceder legislativo, extendido en el tiempo y engorroso en la mayoría de los países, se presume haber logrado una legislación, que, de manera estable en el tiempo, logre preservar los valores documentales de una nación. Este es el único que se aspira: proteger jurídicamente el Patrimonio Documental y poner en su justo lugar su valor de uso.

Conclusiones

La Legislación Archivística deviene, más, en herramienta de trabajo de los ejecutores y decisores en materia de Gestión Documental. Sus disposiciones alcanzan a todas las personas jurídicas y naturales de una sociedad pues a la producción do- cumental no escapa nadie como tampoco se escurre del marco jurídico nacional.

El documento es el bien jurídicamente más importante de la Legislación Archivística y es, su preservación, el principio fundamental en la teoría y la praxis. La necesaria protección de los registros generados y que los se producirán el futuro, su tratamiento, conservación y puesta al servicio de usuarios devienen como el objeto de protección más relevante en este ámbito.

Los Archivos, como entidades públicas, son objeto de protección en el ámbito legislativo. Estos son conservadores de la documentación generados por un país, un territorio, una entidad, una disciplina jurídica etc., tienen un papel preservador de derechos, garante de la gestión, de rendición de cuentas de la administración y de trasparencia admirativa. Esta función social se cumple más allá de la edad del do- cumento y la función cultural de los mismos.

Las regulaciones deben propiciar que los Archivos cumplan el rol que les corresponde por derecho propio en el cumplimento de las funciones y el actuar de estas organizaciones, en la sociedad de derecho. Es menester entonces, solo aplicarlas y darles ese papel preponderante y trasversal que tienen para y por la gestión de una sociedad moderna.

La legislación archivística debe dar un enfoque integral, sistémico y holístico a la protección jurídica del documento y Archivos independientemente de las etapas de su ciclo vital, enfatizando en una visión de proteger el patrimonio nacional.

Protección jurídica del Documento

1. Se definen conceptos jurídicos en esta materia.

2. Se protege al Documento Digital, como especificidad jurídica.

3. Se protege el documento en todo el ciclo de vida.

4. Se prevén contravenciones e inducción al actuar penal.

Protección de los Archivos como entidades públicas

1. Se definen conceptos legales en esta materia.

2. Se establece subordinación.

3. Se asignan funciones.

  Reglas del deber hacer en materia de Conservación Documental. Se estructura y da funcionabilidad al Sistema Nacional de Archivo

1. Se prohíbe toda actividad que pueda lesionar y deteriorar los documentos.

2. Se establecen reglas básicas para preservar su documentación.

3. Se regula el deber hacer de las instituciones y funcionarios públicos.

4. Se establecen reglas de preservación digital.

Obligaciones legales al Tratamiento Archivístico

1. Se establecen principios y los métodos de manera que se entienda los mecanismos de procesamiento.

2. Se regulan definiciones legales pro tratamiento documental.

3. Se reconoce el carácter instrumental del tratamiento para lograr el fin utilitario de los documentos.

4. Se regulan las trasferencias documentales como parte del reabastecimiento y génesis del tratamiento

1. Se definen conceptos legales referentes a eta materia.

2. Se crean y se asignan funciones a grupos multidisciplinarios encargados de la valoración documental.

3. Se establecen autoridades y mecanismos de control.

4. Se establecen reglas generales para la depuración documental.

1. Se reconoce los archivos como garantes de derechos de acceso a la información.

2. Se diseña un procedimiento general para garantizar el acceso a los documentos.

3. Se establecen las excepciones al acceso y los facultados para regular tal determina- ción.

4. Se establece proceder contra negativa de acceso.

1. Se prevén medidas para la profesionalización de la actividad.

2. Se establecen los requerimientos específicos para los diferentes cargos y sus atribu- ciones generales.

3. Se toman medidas jurídicas ante posibles afectaciones a la salud a los archiveros.

Citas

1 Esta legislación aparece citada en la bibliografía por su importancia para las reflexiones de este artículo.

2 La era “post–custodial” en Archivística es una doctrina muy moderna, que entre otras cuestiones plantea que los Archivos existen para “… preservar y organizar inte lectualmente la información contenida en el archivo, disponiéndola de modo rápido y seguro para garantizar el acceso al usuario. Por consiguiente, actualmente los archivos se corresponden con las funciones de recuperar, organizar, controlar y servir la pro-ducción documental, facilitando su acceso y consulta”. (Arévalo, 2009, p. 2).

Referencias

Fernández, J. (2004). Teoría del Estado y del Derecho. Primera parte. Félix Varela. Heredia, A. (2013). Manual de Archivística básica. Gestión y sistemas. Universidad Autónoma de Puebla.

ICA. (2011.) Declaración Universal de los Archivos. Https://www.ica.org/sites/ default/files/UDA_June2012_press_SP.pdf

Schellenberg, T. (1987). Archivos modernos. Principios y Técnicas. Clásicos Modernos de la Archivonomía. Archivo General de la Nación.

Disposiciones jurídicas

Bolivia. (1946). Ley de Archivos públicos. Quien ha de formarlos. Documentos que deben contener. https://www.alaarchivos.org/normatividad-archivistica/

Chile. (1929). Decreto con Fuerza de Ley. Número 5200. https://www. alaarchivos. org/normatividad-archivistica/

Colombia. (2000). Ley 594. General de Archivos. https://www.alaarchivos.org/ normatividad-archivistica/

Costa Rica. (1990). Ley Número 7202. Del Sistema Nacional de Archivos. https:// www.alaarchivos.org/normatividad-archivistica/.